Komunikasi dalam Pertemuan dan Rapat

TUGAS KOMUNIKASI BISNIS
BAB 6
( Komunikasi dalam Pertemuan dan Rapat )










DiSusun Oleh :
HERIYANINGSIH
30208590
2 DD 04


UNIVERSITAS GUNADARMA
2010









BAB 6

Komunikasi dalam Pertemuan dan Rapat

6.1 Pertemuan
Dalam sebuah bisnis, pertemuan merupakan hal penting. Karena dengan pertemuan itu kita bisa mendapatakan gagasan, ide, pendapat dan saran yang dapat dijadikan bahan dasar untuk menyusun perencanaan, pengorganisasian, pelaksaan sampai dengan pengawasan. Pertemuan-pertemuan tersebut tidak dimaksudkan untuk membuat keputusan melainkan hanya untuk menghimpun pendapat atau untuk memperoleh kesamaan pendapat. Maka komunikasi yang dilakukan itu harus dalam suasana bebas dan terpimpin, oleh karena ityu perlu dibuat kesimpulan dari pertemuan tersebut dan bukan keputusan.

6.2 Rapat
Dalam menyelenggarakan sebuah rapat, maka harus diperhatikan terlebih dahulu hal-hal seperti dibawah ini :
1. Undangan Rapat
2. Pengaturan ruang rapat
3. Perlengkapan Rapat
Selain itu. Didalam menyusun undangan rapat diharpkan tidak terlalu banyak uraian melainkan singkat dan jelas untuk menyebutkan hari, tanggal, tempat, waktu rapat, serta acara rapat. Selanjutnya dalam pelaksaan rapat perlu diperhatikan bahan-bahan yang dibutuhkan untuk rapat seperti siapa yang memimpin rapat, notulis, peserta rapat, dll.
pada bagian terpenting ini adalah dalam pengambilan hasil musyawarah secara mufakat, apabila cara ini tidak efektif maka bisa diambil dari keputusan suara terbanyak. Namun konsekuesi bagi peserta yang kalah adalah arus menerima kekalahan tersebut secara ikhlas dan tetap bertanggung jawab.

6.3 Komunikasi dalam pertemuan dan Rapat
Didalam pertemuan dan rapat, setiap peserta harus menyadari posisinya dala forum tersebut. Tiap peserta hendaknya :
1. mampu berkomunikasi secara jujur, terbuka dan bertanggung jawab
2. mampu berperan sebagai komunikator yang berpartisipasi aktif namun tidak memonopoli pembicaraan
3. mampu berperan sebagai komunikan yang sangat responsive namun tidak emosianal
4. Mampu berperan sebagai penyelaras yang seimbang yang sangat bijaksana dan adil namun tidak kehilangan pendirian.
5. Mampu mengendalikan diri dan menghindarkan terjadinya debat serta berbicara bertele-tele.
Setelah rapat berhasil membuiat keputusan atau setelah pertemuan berhasil menyusun kesimpulan maka tindakan selanjutnya adalah mengkomunikasikan hasil tersebut kepada peserta dan yang lebih penting adalah tindak lanjut dari pertemuan atau rapat tersebut dpat berjalan dengan sebaik-baiknya.

6.4 Teknik Berbicara, membaca dan Mendengarkan
Berbicara merupakan bagian dari komunikasi yang dipandang paling efektif. Karena berbicara itu sebagai alat untuk mengungkapkan pikiran serta perasaanya, maka berbicara itu akan mudah berjalan lancr apabila tidak ada gangguan teknik, seperti gagap, gugup dan grogi. Sedangkan teknik membaca pada dasasrnya adalah menyampaikan pikiran dan perasaan seseorang yang tulisanya sedang dibaca. Untuk itu diperlukan kemampuan lebih baik lagi teknik berbicara, karena dengan teknik membaca ini diperlukan kemampuan menangkap dan memahami maksud si penulis dan sekaligus memahami kemampuan yang mendengarkannya.
Dalam hal ini, kemampuan yang paling rendah efektivitasnya adalah mendengarkan. Karena dengan mnedengarkan ini lebih dari sekedar mendengar kata-kata pembicara, tetapi memerluikan pemahaman perkata kedalam wawasan dan memperhatikan khiasan-khiasan yang munkin membantah atau menegaskan kata-kata pembicara. Dengan mendengar juga kita akan dapat mengetahui maksud serta tujuan dari apa yang dibicarakan tersebut.

6.5 Menyusun Pesan
Dalam menyusun pesan inilah mengalirkan maksud serta perencanaan motif maupun nilai – nilai dari satu individu kepada individu lain, dari kelompok manusia yang satu kepada manusia yang lain. Bagi kepentingan bisnis, pesan adalah simbolisme dari nilai produk, tujuan-tujuan maupun menggambarkan pola-pola interaksi bisnis. Lebih dari 65 % komunikasi antar manusia adalah nonverbal. Komunikasi nonverbal merupakan komunikasi yang melebihi sekedar tulisan maupun komunikasi lisan. Ktikan orang memikirkan komunikasi nonverbal, yang terpikirkan adalah gerakan tubuh dan pesan-pesan ketika bertatap muka dengan orang lain.





REFERENSI :
1. www.google.com
2. elearning.gunadarma.ac.id/.../komunikasi.../bab5-komunikasi_dalam_pertemuan_dan_rapat.pdf